ทำอย่างไรให้เอกสารไทยได้รับการยอมรับในต่างประเทศ ลำดับการรับรอง

อะพอสทีลกำลังจะมา แต่ยังไม่มีผลใช้บังคับ

ประเทศไทยได้เข้าเป็นภาคีอนุสัญญาอะพอสทีลเมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ก่อนถึงวันดังกล่าว ทางลัดแบบใบรับรองฉบับเดียวที่ใช้กันระหว่างรัฐภาคียังไม่มีในประเทศไทย เอกสารไทยโดยทั่วไปยังคงต้องเดินตามเส้นทางการรับรองแบบเดิมที่ยาวกว่า หากหน่วยงานต่างประเทศขออะพอสทีลจากท่านในวันนี้ เพียงแจ้งให้ทราบว่าลำดับขั้นตอนปัจจุบันของไทยคืออะไร และอะพอสทีลจะเริ่มใช้ได้ตั้งแต่วันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570

ขั้นที่หนึ่ง การรับรองโดยทนายความผู้ทำคำรับรอง

ประเทศไทยไม่มีสำนักงานโนตารีพับลิก หน้าที่ที่เทียบเท่ากันดำเนินการโดยทนายความที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความในฐานะทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร การรับรองยืนยันว่าผู้ใดเป็นผู้ลงนาม หรือสำเนาตรงกับต้นฉบับ ไม่ได้ยืนยันว่าเนื้อหาเป็นความจริง ซึ่งเป็นข้อแตกต่างที่หน่วยงานต่างประเทศเข้าใจดี

ขั้นที่สอง กระทรวงการต่างประเทศ

กรมการกงสุลดำเนินการรับรองเอกสาร และมักกำหนดให้ต้องมีคำแปลรับรองเป็นภาษาไทยหรืออังกฤษก่อน แต่ละขั้นในลำดับนี้ตรวจสอบขั้นก่อนหน้า ด้วยเหตุนี้ความผิดพลาดที่เกิดในขั้นแรกจึงมักถูกพบที่นี่ ไม่ใช่พบทันที

ขั้นที่สาม สถานทูตประเทศปลายทาง

ประเทศปลายทางส่วนใหญ่กำหนดให้ต้องผ่านการรับรองจากสถานทูตของตนในประเทศไทยอีกขั้นหนึ่ง ข้อกำหนด รูปแบบ และระยะเวลาดำเนินการแตกต่างกันไปตามสถานทูตและช่วงเวลาของปี ขั้นตอนนี้เป็นจุดที่มักพลาดกำหนดเวลา ไม่ใช่เพราะยาก แต่เพราะเป็นขั้นที่ไม่มีใครเผื่อเวลาไว้

ถามหน่วยงานผู้รับเอกสารก่อน

ลำดับขั้นตอนที่สำคัญคือลำดับที่หน่วยงานผู้รับของท่านกำหนด ซึ่งบ่อยครั้งสั้นหรือยาวกว่าที่คาดไว้ อีเมลฉบับเดียวถึงเขาก่อนเริ่มดำเนินการ ก็ทำให้วางลำดับทั้งหมดและทำให้เสร็จได้ในคราวเดียว แทนที่จะค่อย ๆ ค้นพบทีละขั้น โดยแต่ละครั้งเป็นการค้นพบที่หน้าเคาน์เตอร์ของหน่วยงานที่เพิ่งปฏิเสธเอกสารไป

อะไรจะเปลี่ยนไปในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570

เมื่ออนุสัญญามีผลใช้บังคับแล้ว เอกสารมหาชนของไทยที่จะนำไปใช้ในรัฐภาคีอื่นควรใช้เพียงใบรับรองอะพอสทีลฉบับเดียวจากหน่วยงานที่ได้รับมอบหมายของไทย แทนลำดับการรับรองผ่านกงสุลแบบเดิม และเอกสารมหาชนจากรัฐภาคีก็ควรได้รับการยอมรับในประเทศไทยในลักษณะเดียวกัน รายละเอียดในทางปฏิบัติ รวมถึงหน่วยงานใดจะเป็นผู้ออกอะพอสทีลของไทยและการบริหารช่วงเปลี่ยนผ่าน จะมีความชัดเจนเมื่อใกล้ถึงกำหนด ส่วนเอกสารที่จะไปยังประเทศที่ไม่ได้เป็นภาคียังคงต้องผ่านการรับรองแบบเดิม หากเรื่องของท่านคาบเกี่ยวช่วงเปลี่ยนผ่าน โปรดสอบถามเราว่าเอกสารของท่านควรใช้เส้นทางใด